BRCGS 인증은 문서화된 품질 시스템과 실제 운영 간의 일치 여부를 핵심적으로 평가합니다. 이때 ERP(전사적 자원 관리) 시스템과 전자 문서관리 시스템을 효과적으로 활용하면 인증 준비와 사후관리 모두에서 강력한 이점을 확보할 수 있습니다. 본 글에서는 식품 제조업체가 BRCGS 인증을 도입할 때 ERP와 문서 시스템을 어떻게 전략적으로 연계해 운영해야 하는지를 살펴보도록 하겠습니다.
BRCGS가 요구하는 문서 기반 관리 시스템
영국 소매유통협회 글로벌 식품안전 표준에서는 '기록 없는 작업은 하지 않은 것'으로 간주합니다. 즉, 기업의 모든 품질관리 활동과 식품안전 프로세스는 문서화되어 있고, 추적 가능해야 하며, 실시간으로 운영되고 있어야 한다는 것입니다. 이는 생산관리, 위생점검, 출하 전 검사, 공급업체 평가 등 대부분의 절차에 해당되며, 현대의 국제 인증은 수기로 작성된 서류보다는 디지털 기반의 문서 관리 체계를 권장하고 있습니다. 문서에는 표준운영절차(SOP), CCP 점검표, 교정 이력, 이물 혼입 기록, 교육일지, 고객 불만 대응 기록 등이 포함되며, 심사 시 버전 관리, 최신성, 배포이력까지도 확인됩니다. 특히 버전이 다른 문서가 혼용되거나, 미확인된 상태에서 작업이 이루어지는 경우 주요 부적합(Major NC) 판정을 받을 수 있으니 유의해야 합니다. 따라서, 기업에 국제 식품 인증을 도입할 때 체계적인 문서 통제와 이력 관리가 가능한 시스템 도입이 중요합니다.
ERP 시스템으로 운영 데이터 실시간 통합
식품 제조업체에서 ERP 시스템은 생산, 품질, 구매, 재고, 출하 등 다양한 기능을 통합적으로 관리하는 핵심 도구입니다. BRCGS 심사에서는 현장 운영 데이터와 문서 간의 정합성이 중요한 심사 항목이므로, 전사적 자원 관리를 통해 실시간 데이터 흐름을 확보하는 것이 매우 유리합니다. 예를 들어, 생산 이력, LOT 번호, 원재료 사용량, 생산설비 세척 일정 등은 ERP에서 자동 기록되고 추적 가능해야 합니다. 또한 공급업체 정보, 승인 현황, 검사 결과 등도 전사적 자원 관리를 통해 체계적으로 연계 관리하면 심사 시 수동 검색 부담을 줄이고, 시스템 기반의 안정성을 입증할 수 있습니다. 일부 ERP 시스템은 HACCP 모듈, 이력관리, 알레르기물질 관리 기능까지 포함하고 있어, 식품업체에 최적화된 통합 운영이 가능합니다. 특히, 변경 이력 자동 저장 및 권한별 접근 통제 기능은 문서 통제의 핵심 요소로 활용될 수 있습니다. ERP와의 연계는 단순 편의성뿐 아니라, 데이터 정확성과 감사 대응력 향상이라는 점에서 BRCGS 기준 대응의 핵심 전략이 됩니다. 문서의 실시간 업데이트, 품질 이슈 발생 시 알림 기능, 일정 관리 등도 심사 대응력을 높이는 요소입니다.
실무 중심의 문서·ERP 연동 전략
실무적으로 ERP와 문서 시스템을 잘 연계하려면, 인증 요구사항을 정확히 반영한 문서 체계 설계가 선행되어야 합니다. 첫 단계로 SOP를 디지털 포맷으로 전환하고, 관련 이력(개정일, 작성자, 승인자, 교육 내역 등)을 ERP나 전자결재 시스템과 연결하는 구조가 필요합니다. 이후 CCP 점검표, 위생 점검표, 청소일지 등을 모바일이나 태블릿을 활용해 전자입력 방식으로 전환하면, 현장 데이터의 실시간 수집과 분석이 가능해집니다. 교육이수 내역은 인사 시스템과 연결하여, 작업자별 교육현황을 자동으로 관리하고, 작업 가능자 판단 기준으로도 활용할 수 있습니다. 또한 클레임 발생 시 ERP에서 해당 LOT 제품의 생산일자, 작업자, 원재료 입고일, 출하처까지 빠르게 추적할 수 있도록 설계하면 심사 시 신뢰도 높은 시스템으로 평가받을 수 있습니다. 중소기업이라면 처음부터 완벽한 시스템을 구축하는 것보다, 핵심 문서부터 ERP와 연동해 점진적으로 확대하는 전략이 현실적입니다. 예를 들어, 교육관리 → 생산이력관리 → 출하통제 → 위생일지 순으로 확장하면 부담을 줄이면서도 핵심 요건부터 대응할 수 있습니다.
결론: 시스템 간소화가 아니라, 연결이 곧 경쟁력
BRCGS는 문서 심사를 넘어서, 데이터 기반의 실질 운영력을 평가하는 인증으로 진화하고 있습니다. 이 과정에서 ERP와 문서관리 시스템은 필수 도구가 아니라, 운영의 일상으로 작동해야 합니다. 심사 대응을 위한 도구가 아닌, 실제 품질과 안전을 관리하고 개선하는 시스템으로 기능할 때, 인증은 진짜 가치로 이어집니다. 소규모 기업도 적절한 시스템을 단계적으로 연계해 나가면, 문서 오류나 관리 누락 없이 체계적인 대응이 가능해지고, 장기적으로는 운영 효율성과 대외 신뢰 확보까지 얻을 수 있습니다. 결국 연결된 시스템이 있는 기업만이 BRCGS를 통해 진짜 경쟁력을 확보할 수 있는 이유입니다.